Ihr ganzes Team nutzt KI sicher und produktiv.

So arbeiten Sie mit diesem Kurs

Der Kurs besteht aus sechs Modulen und dauert insgesamt etwa 60 Minuten. Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen. Am Ende jedes Moduls finden Sie einen kurzen Selbstcheck mit fünf Fragen. Er ist nur für Sie gedacht: Ihre Antworten werden nicht gespeichert und nicht übermittelt.

Wenn Sie alle Module abgeschlossen haben, erhalten Sie eine Teilnahmebestätigung. Sie bestätigt, dass Sie den Kurs durchgearbeitet haben.

In diesem ersten Modul geht es um die Frage, die alles Weitere erklärt: Was passiert eigentlich, wenn Sie ChatGPT oder Copilot eine Frage stellen?

Was mit „KI“ gemeint ist

Künstliche Intelligenz ist ein Sammelbegriff für Software, die nicht nur festen Regeln folgt, sondern Muster aus großen Datenmengen gelernt hat. Ein Spamfilter, der unerwünschte Mails erkennt, ist KI. Ebenso die Software, die auf einem eingescannten Lieferschein die Bestellnummer findet.

Seit 2022 ist vor allem eine Form im Gespräch: generative KI. Sie erzeugt neue Inhalte, also Texte, Bilder, Tabellen oder Programmcode. Die bekanntesten Werkzeuge beruhen auf Sprachmodellen (englisch Large Language Models, kurz LLM). Dazu gehören ChatGPT von OpenAI, Microsoft 365 Copilot, Google Gemini und Claude von Anthropic.

Der Unterschied zu herkömmlicher Software ist für Ihre Arbeit entscheidend:

Excel rechnet =SUMME(B2:B20) jedes Mal gleich und richtig. Ein Sprachmodell, das Ihnen eine Formel vorschlägt, kann beim nächsten Versuch eine andere vorschlagen, und beide können falsch sein.

Wie ein Sprachmodell eine Antwort erzeugt

Wahrscheinlichkeit statt Wissen

Ein Sprachmodell schreibt Text Stück für Stück. Bei jedem Schritt berechnet es, welches Wort (genauer: welcher Wortbaustein) am wahrscheinlichsten als Nächstes folgt. Dann hängt es diesen Baustein an und rechnet erneut. So entsteht Satz für Satz eine Antwort.

Ein vereinfachtes Beispiel. Der Satzanfang lautet: „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne senden wir Ihnen …“

Das Modell nimmt meistens eine der wahrscheinlichsten Fortsetzungen. Es weiß dabei nicht, ob Ihr Unternehmen wirklich ein Angebot verschicken will. Es weiß nur, was in Millionen ähnlicher Texte üblicherweise auf diesen Satzanfang folgt.

Daraus folgt der wichtigste Satz dieses Kurses: Ein Sprachmodell erzeugt plausible Texte, keine geprüften Fakten. Bei allgemein bekannten Dingen ist das Plausible meistens auch richtig. Bei seltenen Angaben wie einer Artikelnummer, einem Aktenzeichen, dem Namen eines Ansprechpartners oder dem Preis eines Lieferanten ist „klingt passend“ etwas völlig anderes als „stimmt“.

Trainingsdaten und Trainingsstand

Sprachmodelle werden mit sehr großen Textmengen trainiert: Websites, Bücher, Fachartikel, Foren, Programmcode. Danach werden sie mit menschlichem Feedback nachtrainiert, damit sie hilfreich, höflich und im Dialog antworten.

Das hat drei Folgen für Ihre Arbeit:

• Das Modell kennt Ihr Unternehmen nicht. Es weiß nichts über Ihre Kunden, Ihre Preise oder Ihre internen Abläufe, solange Sie es ihm nicht mitteilen.
• Das Wissen hat ein Ablaufdatum. Das Training endet zu einem Stichtag, dem Trainingsstand. Was danach passiert ist, kennt das Modell nicht, es sei denn, das Werkzeug durchsucht für Ihre Frage das Internet.
• Das Modell übernimmt Muster aus den Daten. Dazu gehören auch Vorurteile und einseitige Darstellungen. Mehr dazu in Modul 3.

Was das Modell „sieht“

Ein Sprachmodell arbeitet mit dem, was im aktuellen Gespräch steht: Ihre Frage, der bisherige Verlauf und Dateien, die Sie hochladen. Diesen Arbeitsbereich nennt man Kontext.

Microsoft 365 Copilot geht einen Schritt weiter. Mit Ihrem Arbeitskonto kann Copilot auf Ihre Mails, Teams-Chats, Besprechungen und Dateien zugreifen, und zwar auf alles, wofür Sie eine Berechtigung haben. Bei Google Gemini in Gmail und Google Docs ist das ähnlich.

Warum falsche Antworten so überzeugend klingen

Sprachmodelle schreiben flüssig, gegliedert und in sicherem Ton, ganz gleich, ob der Inhalt stimmt. Sie haben keinen eingebauten Mechanismus, der zuverlässig meldet: „Das weiß ich nicht.“

Ein typisches Beispiel: Sie bitten um ein Urteil des Bundesgerichtshofs zur Gewährleistung bei gebrauchten Maschinen. Sie erhalten ein Aktenzeichen, ein Datum und eine Zusammenfassung. Alles sieht echt aus. Das Urteil gibt es aber nicht, weil das Modell ein plausibles Aktenzeichen zusammengesetzt hat. Solche erfundenen Angaben heißen Halluzinationen.

Werkzeuge mit Websuche, etwa Perplexity oder ChatGPT mit aktivierter Suche, nennen Quellen. Das senkt das Risiko, beseitigt es aber nicht: Auch eine verlinkte Quelle kann etwas anderes aussagen als der Satz, an dem sie steht.

Wofür KI sich eignet und wofür nicht

Die linke Spalte ist der Bereich, in dem Sie mit KI am meisten Zeit sparen. In Modul 2 lernen Sie, wie Sie dort gute Ergebnisse bekommen.

KI im Büroalltag: offensichtlich und versteckt

Die bekannten Werkzeuge

• ChatGPT (OpenAI): Allzweck-Assistent für Texte, Analysen und hochgeladene Dateien. Es gibt Versionen für Privatpersonen und für Unternehmen.
• Microsoft 365 Copilot: in Word, Excel, Outlook, PowerPoint und Teams eingebaut, mit Zugriff auf Ihre Arbeitsdaten.
• Google Gemini: in Gmail, Google Docs und Sheets sowie als eigene App.
• Claude (Anthropic): Assistent, der häufig für lange Dokumente und sorgfältige Texte genutzt wird.
• DeepL: Übersetzung, mit DeepL Write auch Formulierungshilfe auf Deutsch und Englisch.
• Perplexity: Suchmaschine, die Antworten mit Quellenangaben zusammenstellt.

Die versteckte KI

Viel KI arbeitet, ohne dass „KI“ draufsteht. Typische Beispiele aus dem Büro:

• Spam- und Phishing-Erkennung im Postfach
• Textvorschläge und Antwortvorschläge in Outlook oder Gmail
• Live-Untertitel, Transkripte und Besprechungszusammenfassungen in Teams oder Zoom
• Belegerkennung in der Buchhaltungssoftware, die Rechnungsdaten automatisch ausliest
• Bestellvorschläge und Absatzprognosen im ERP- oder Warenwirtschaftssystem
• Bewertung von Interessenten im CRM
• Vorsortierung von Bewerbungen in Bewerbermanagement-Software
• Chatbots auf der Website oder im Kundenportal
• Bildbearbeitung, etwa „Hintergrund entfernen“ in PowerPoint oder auf dem Smartphone

Warum das wichtig ist: Für die KI-Verordnung der EU spielt es keine Rolle, ob eine Funktion „KI“ heißt. Ihr Unternehmen setzt alle diese Systeme beruflich ein und hat deshalb Pflichten, die Sie in Modul 4 kennenlernen. Für Sie persönlich gelten dieselben Grundregeln wie bei ChatGPT: Ergebnisse prüfen und auf die Daten achten, die Sie eingeben.

Das Wichtigste in Kürze

• Sprachmodelle berechnen die wahrscheinlichste Fortsetzung eines Textes. Sie schlagen nicht in einer Datenbank nach.
• Plausibel ist nicht dasselbe wie richtig, vor allem bei Zahlen, Namen, Quellen und seltenen Fakten.
• Das Modell kennt Ihr Unternehmen nicht und hat einen Trainingsstand, nach dem es nichts mehr weiß.
• Copilot und Gemini können auf Ihre Arbeitsdaten zugreifen, im Rahmen Ihrer Berechtigungen.
• KI steckt in vielen Programmen, auch ohne Etikett. Die Regeln dieses Kurses gelten überall dort.
• Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei Ihnen.