ChatGPT im Unternehmen: Was Mitarbeitende dürfen und was nicht

Mitarbeitende dürfen ChatGPT dienstlich so nutzen, wie ihr Unternehmen es festlegt. Fehlen Regeln, entscheidet jede Person selbst, und genau das wird riskant. Ein praxistauglicher Rahmen besteht aus vier Grundsätzen: ChatGPT nur mit einem Unternehmenskonto nutzen, Daten nur nach der Daten-Ampel eingeben, jedes Ergebnis vor der Verwendung prüfen und keine Entscheidungen über Menschen treffen lassen. Mit diesen Regeln ist ChatGPT ein nützliches Werkzeug für Entwürfe, Zusammenfassungen, Übersetzungen und Ideen.

Der Artikel richtet sich an Geschäftsführung, Führungskräfte und alle, die Regeln für ihr Team aufstellen. Er gibt den Stand Oktober 2026 wieder und ist keine Rechtsberatung.

Was Mitarbeitende mit ChatGPT tun dürfen

Mit einem freigegebenen Unternehmenskonto und ohne vertrauliche Daten eignet sich ChatGPT für viele alltägliche Aufgaben:

• Vertrieb: Entwurf für ein Angebotsanschreiben, Antworten auf häufige Kundenfragen, Gliederung für eine Präsentation.
• Einkauf: eine klare Lieferantenanfrage auf Englisch, ein Fragenkatalog für das nächste Lieferantengespräch.
• Buchhaltung: Erklärung einer Excel-Formel, Vorlage für eine freundliche Zahlungserinnerung ohne echte Kundendaten.
• HR: Entwurf einer Stellenanzeige, Ablaufplan für die Einarbeitung, verständliche Fassung einer internen Mitteilung.
• Produktion: eine Arbeitsanweisung in einfache Sprache umformulieren, eine Checkliste für die Schichtübergabe vorbereiten.

Allen Beispielen ist gemeinsam: ChatGPT liefert einen Entwurf, der Mensch prüft und entscheidet.

Was Mitarbeitende nicht tun sollten

• Private Konten für dienstliche Inhalte nutzen, auch nicht „nur kurz“ und auch nicht mit einem selbst bezahlten Abo.
• Rote Daten eingeben: Personalakten, Bewerbungen, Gesundheitsdaten, Gehälter, Bankdaten, Kalkulationen, Konstruktionsdaten, vertrauliche Verträge.
• Zugangsdaten eingeben, also Passwörter, PINs oder API-Schlüssel, und zwar in kein KI-Werkzeug.
• Ergebnisse ungeprüft weitergeben, vor allem Zahlen, Namen, Termine, Quellen und technische Angaben.
• Zusagen übernehmen, die niemand freigegeben hat, etwa zu Preisen, Lieferzeiten oder Gewährleistung.
• Über Menschen entscheiden lassen: Bewerbungen sortieren, Leistung von Beschäftigten bewerten, Kündigungen begründen. Die Auswahl und Bewertung von Bewerbungen mit KI fällt in den Hochrisiko-Bereich der KI-Verordnung.
• Sicherheitsrelevante Inhalte ohne Fachprüfung verwenden, etwa Anweisungen zu Maschinen, Gefahrstoffen oder Arbeitsschutz.

Die Daten-Ampel für ChatGPT

Die wichtigste Frage vor jeder Eingabe lautet: Was gebe ich da eigentlich weiter? Eine einfache Ampel hilft, in Sekunden zu entscheiden.

Im Zweifel gilt die strengere Farbe.

Oft lassen sich gelbe Daten in grüne verwandeln. Statt „Herr Huber von der Huber GmbH reklamiert die Lieferung vom 3. März“ schreiben Sie „[Kunde A] reklamiert eine verspätete Lieferung“. Die Antwort ist genauso brauchbar, und den echten Namen setzen Sie erst im fertigen Text ein.

Ein Beispiel aus dem Einkauf

Ein Einkäufer möchte drei Angebote für Verpackungsmaterial vergleichen. Die Angebote enthalten Stückpreise, Rabattstaffeln und die Namen der Ansprechpartner. Einkaufspreise und Konditionen sind rot, in einem kostenlosen Konto haben sie nichts verloren.

Mit einem Unternehmenskonto ist der Vergleich möglich, wenn Ihr Unternehmen genau diesen Einsatz freigegeben hat. Ohne Freigabe gibt es einen Weg, der immer funktioniert: ChatGPT erstellt eine leere Vergleichstabelle mit sinnvollen Kriterien wie Stückpreis, Mindestmenge, Lieferzeit, Zahlungsziel und Frachtkosten. Die Zahlen trägt der Einkäufer selbst ein. Die KI liefert die Struktur, die vertraulichen Daten bleiben im Haus.

Kostenloses Konto, Plus oder Unternehmenstarif

ChatGPT gibt es in mehreren Varianten. Für dienstliche Daten entscheidet nicht der Preis, sondern wer Vertragspartner ist.

Ein häufiges Missverständnis: Ein selbst bezahltes Plus-Abo ist kein Unternehmenskonto. Es bleibt ein privater Vertrag zwischen der Person und dem Anbieter, auch wenn das Unternehmen die Kosten erstattet.

Bezeichnungen und Bedingungen der Tarife ändern sich von Zeit zu Zeit. Prüfen Sie vor der Freigabe die aktuellen Vertragsbedingungen, am besten gemeinsam mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Nutzt Ihr Unternehmen Microsoft 365, kann Copilot mit dem Arbeitskonto eine Alternative sein. Worauf Sie dabei achten, steht in unserer Checkliste zur Einführung von Microsoft 365 Copilot.

Einstellungen, die Sie kennen sollten

• Training: Bei ChatGPT lässt sich in den Einstellungen unter „Datenkontrollen“ festlegen, ob Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet werden dürfen. Bei Unternehmenstarifen regelt das in der Regel der Vertrag.
• Geteilte Links: Ein geteilter Chat ist für alle lesbar, die den Link haben. Interne Inhalte gehören nicht in geteilte Links.
• Verbundene Dienste: Verbindungen zu Postfach, Kalender oder Ablage nur, wenn sie freigegeben sind.
• Angepasste Assistenten von Dritten: Solche GPTs können Eingaben an externe Dienste weiterleiten. Nutzen Sie nur freigegebene.
• Angemeldetes Konto: Prüfen Sie vor der Eingabe, ob das Unternehmenskonto aktiv ist. Viele Pannen passieren, weil im Browser noch das private Konto angemeldet war.

Ergebnisse prüfen, bevor sie das Haus verlassen

ChatGPT erzeugt plausible Texte, keine geprüften Fakten. Typische Fehler sind erfundene Zahlen, Quellen, die es nicht gibt, veraltete Rechtsstände und falsch zugeordnete Namen. Deshalb gilt: Kein Ergebnis geht ungelesen weiter. Genannte Quellen werden geöffnet. Wichtige Texte an Kunden, Lieferanten oder die Öffentlichkeit prüft zusätzlich eine zweite Person.

Zur Kennzeichnung: Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Art. 50 KI-VO, unter anderem für Chatbots, Deepfakes und KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen. Für eine gewöhnliche Mail an einen Kunden folgt daraus in der Regel keine Kennzeichnungspflicht. Intern ist ein kurzer Hinweis wie „Entwurf mit KI erstellt, Zahlen geprüft“ trotzdem eine gute Gewohnheit.

Was der Betriebsrat mitreden kann

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, binden Sie ihn früh ein. Ein Mitbestimmungsrecht kommt insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht, wenn ein Werkzeug geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Ob das auf Ihren ChatGPT-Einsatz zutrifft, hängt von der Ausgestaltung ab, etwa davon, ob das Unternehmen Nutzungsdaten oder Chatverläufe einzelner Personen einsehen kann.

Das lässt sich nur im Einzelfall bewerten. Häufig bietet sich eine Betriebsvereinbarung an, die Zweck, freigegebene Werkzeuge und den Umgang mit Nutzungsdaten regelt. Das schafft auch für die Beschäftigten Klarheit. Weitere Hinweise finden Sie in unserem Muster für eine KI-Richtlinie.

Ein Verbot ist selten die Lösung

Manche Unternehmen reagieren auf die Risiken mit einem pauschalen ChatGPT-Verbot. Das ist möglich, verschiebt das Problem aber oft nur: Die Nutzung wandert auf private Smartphones und Konten, auf die das Unternehmen keinen Einfluss hat. Dieser Zustand heißt Schatten-KI. Wie Sie ihn erkennen und auflösen, lesen Sie im Artikel Schatten-KI im Unternehmen.

Meist ist es besser, ein geeignetes Werkzeug mit Unternehmenskonto freizugeben und die Nutzung klar zu regeln.

Regeln schriftlich festhalten

Fassen Sie Ihre Regeln in einer kurzen KI-Richtlinie zusammen: freigegebene Werkzeuge, Daten-Ampel, Prüfpflicht, ausgeschlossene Einsätze, Ansprechperson und Meldeweg. Zwei bis drei Seiten genügen. Eine ausfüllbare KI-Richtlinie-Vorlage können Sie kostenlos herunterladen.

Regeln wirken besser, wenn das Team versteht, warum es sie gibt. Der Selbstlernkurs KI-Kompetenz von Codext erklärt in rund 60 Minuten, wie ChatGPT und Copilot arbeiten, wie man gute Ergebnisse bekommt, welche Daten geschützt werden müssen und was rechtlich gilt. Ihr Unternehmen erhält Teilnahmebestätigungen und eine Nachweis-Dokumentation für Art. 4 KI-VO, zum Pauschalpreis ab 290 Euro netto.

Häufige Fragen

Dürfen Mitarbeitende ChatGPT ohne Erlaubnis für die Arbeit nutzen?

Welche Werkzeuge für dienstliche Aufgaben genutzt werden, legt das Unternehmen fest. Gibt es keine Regel, bleibt das unklar, und Beschäftigte greifen zum privaten Konto. Schaffen Sie deshalb Klarheit mit einer Richtlinie und einem freigegebenen Werkzeug.

Reicht ein ChatGPT-Plus-Abo für die Firma?

Nein. Plus ist ein privater Vertrag der jeweiligen Person, auch wenn die Firma ihn bezahlt. Für dienstliche Daten brauchen Sie einen Unternehmenstarif mit einem Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter.

Dürfen Kundendaten in ChatGPT eingegeben werden?

Nur in ein freigegebenes Werkzeug mit Unternehmenskonto und Auftragsverarbeitungsvertrag, mit Rechtsgrundlage und so sparsam wie möglich. Häufig genügen Platzhalter statt echter Namen.

Müssen Texte aus ChatGPT gekennzeichnet werden?

Nicht pauschal. Art. 50 KI-VO verlangt eine Kennzeichnung unter anderem bei Deepfakes und bei KI-Texten, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren und nicht von einem Menschen redaktionell geprüft wurden. Für gewöhnliche Geschäftskorrespondenz gilt das in der Regel nicht.

Müssen Mitarbeitende für ChatGPT geschult werden?

Art. 4 KI-VO verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz ihres Personals. Eine kurze Schulung zusammen mit einer Richtlinie ist dafür der naheliegende Weg. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben.