KI-Kompetenz nachweisen: Vorlage und Checkliste für Art. 4 KI-VO

Einen vorgeschriebenen Nachweis für KI-Kompetenz gibt es nicht. Empfohlen ist aber eine kurze Dokumentation, die festhält, welche Maßnahme Ihr Unternehmen ergriffen hat, mit welchem Inhalt und Umfang und wer teilgenommen hat. In den meisten Unternehmen genügen dafür eine bis zwei Seiten Beschreibung plus eine Teilnehmerliste. Unten finden Sie eine Vorlage zum Übernehmen und eine Checkliste, mit der Sie prüfen, ob Ihre Dokumentation vollständig ist.

Der Artikel gibt den Stand Oktober 2026 wieder und ist keine Rechtsberatung.

Warum dokumentieren, wenn es nicht vorgeschrieben ist?

Seit dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) verlangt Art. 4 der KI-Verordnung von Anbietern und Betreibern, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Eine bestimmte Form, ein Zertifikat oder ein Kompetenzniveau pro Person ist nicht vorgeschrieben.

Gerade weil die Pflicht offen formuliert ist, brauchen Sie eine Antwort auf die Frage: „Was haben Sie konkret getan?“ Diese Frage kann aus mehreren Richtungen kommen:

• Aufsicht: Die Bundesnetzagentur ist nach dem KI-MIG seit dem 2. August 2026 zentrale Marktüberwachungsbehörde und kann Maßnahmen verlangen.
• Haftung: Entsteht durch einen KI-Fehler ein Schaden, kann eine Rolle spielen, ob Sie Ihre Beschäftigten vorbereitet haben. Ohne Dokumentation lässt sich das schwer belegen.
• Kunden: Fragt ein größerer Kunde im Lieferantenaudit nach Ihrem Umgang mit KI, legen Sie die Dokumentation einfach vor.
• Intern: Nach einem Jahr weiß niemand mehr genau, wer wann was gelernt hat. Die Dokumentation zeigt, wo Auffrischung nötig ist und wer noch fehlt.

Was in die Dokumentation gehört

Empfohlen wird, Art, Inhalt, Umfang und Teilnehmende der Maßnahme festzuhalten. Übersichtlich wird das mit sieben Bausteinen:

Vorlage zum Übernehmen

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen.

Dokumentation der Maßnahme zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO

• Unternehmen: [Name, Anschrift]
• Verantwortlich: [Name, Funktion]
• Stand: [Datum]

1. Zweck der Maßnahme. [Unternehmen] setzt KI-Systeme bei der Arbeit ein und ist damit Betreiber im Sinne der KI-Verordnung. Mit der Maßnahme unterstützt das Unternehmen die Entwicklung der KI-Kompetenz seines Personals und der Personen, die in seinem Auftrag mit KI-Systemen umgehen. Ziel ist ein sachkundiger, sicherer und verantwortungsvoller Einsatz.

2. Eingesetzte KI-Systeme. [Liste der Werkzeuge und KI-Funktionen, etwa Microsoft 365 Copilot, DeepL Pro, KI-Funktionen in CRM und Buchhaltung]

3. Zielgruppe. [Alle Beschäftigten, die KI-Systeme nutzen oder nutzen könnten, einschließlich Auszubildender, Leiharbeitskräften und freier Mitarbeitender. Zusätzliche Einweisung für: Abteilung, falls zutreffend]

4. Art und Umfang. [Form, etwa Online-Selbstlernkurs, Präsenzschulung oder Einweisung. Dauer, Zeitraum der Durchführung]

5. Inhalte. [Stichpunkte je Thema, etwa: Funktionsweise und Grenzen von Sprachmodellen. Gute Prompts und Anwendungsfälle. Risiken wie Halluzinationen, Prompt Injection und Deepfake-Betrug. KI-Verordnung, Rollen und Risikoklassen. Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse, Urheberrecht. Interne Regeln und Meldewege]

6. Ergänzende Maßnahmen. [KI-Nutzungsrichtlinie vom Datum. Ansprechperson: Name, Kontakt. Freigabeverfahren für neue Werkzeuge, falls vorhanden]

7. Teilnahme. [Verweis auf die Teilnehmerliste in der Anlage]

8. Auffrischung. [Jährlich sowie bei Einführung neuer Werkzeuge oder wesentlichen Änderungen. Neue Beschäftigte nehmen in den ersten Wochen nach Beginn teil. Nächste geplante Auffrischung: Monat, Jahr]

Die Teilnehmerliste

Die Teilnehmerliste wird leicht vergessen, dabei braucht sie nicht viel:

• Name
• Abteilung oder Funktion, wenn das für die Planung hilft
• Maßnahme, an der die Person teilgenommen hat
• Datum der Teilnahme

Ergebnisse von Tests oder Selbstchecks gehören nicht hinein. Sie sind für Art. 4 nicht erforderlich, und nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit der DSGVO sollten Sie keine Daten über Beschäftigte sammeln, die Sie nicht brauchen. Eine Bestätigung pro Person, dass sie die Maßnahme durchlaufen hat, ist dagegen nützlich, etwa für die Personalakte.

Checkliste: Ist Ihre Dokumentation vollständig?

1. Der Zweck der Maßnahme ist benannt und auf Art. 4 KI-VO bezogen.
2. Die im Unternehmen eingesetzten KI-Systeme sind aufgeführt, einschließlich KI-Funktionen in Standardsoftware.
3. Die Zielgruppe ist beschrieben, einschließlich Auszubildender und externer Kräfte.
4. Art und Umfang der Maßnahme sind angegeben: Form, Dauer, Zeitraum.
5. Die Inhalte sind so beschrieben, dass ein Außenstehender sie nachvollziehen kann.
6. Die KI-Richtlinie ist erwähnt und liegt bei.
7. Eine Ansprechperson für Fragen und Vorfälle ist benannt.
8. Die Teilnehmerliste ist vollständig und datiert.
9. Eine Auffrischung ist geplant, mit Anlass und Zeitpunkt.
10. Die Dokumentation hat ein Datum und eine verantwortliche Person.

Typische Fehler

• Nur eine Sammlung von Bescheinigungen. Teilnahmebestätigungen ohne Beschreibung der Maßnahme zeigen, dass jemand teilgenommen hat, aber nicht woran.
• Einmal dokumentiert, nie aktualisiert. Werkzeuge ändern sich schnell. Eine Dokumentation von 2025, die Copilot nicht erwähnt, obwohl Copilot inzwischen im Einsatz ist, wirkt veraltet.
• Externe Kräfte vergessen. Leiharbeitskräfte und freie Mitarbeitende, die im Auftrag mit KI arbeiten, gehören zum erfassten Personenkreis.
• Zu viele Daten. Wer Testergebnisse oder Lernzeiten pro Person speichert, schafft ein Datenschutzthema, ohne die Pflicht besser zu erfüllen.
• Keine Regeln dazu. Eine Schulung ohne Richtlinie lässt offen, welche Werkzeuge erlaubt sind. Beides gehört zusammen.

Ein Beispiel aus dem Mittelstand

Ein erfundenes, aber typisches Beispiel: Ein Metallbauunternehmen mit 80 Beschäftigten nutzt Microsoft 365 Copilot im Büro, DeepL Pro im Einkauf und die KI-Belegerkennung der Buchhaltungssoftware. In der Produktion arbeiten 35 Personen ohne eigenen PC, einige nutzen aber auf dem Smartphone Übersetzungs-Apps für Arbeitsanweisungen.

Die Geschäftsführung entscheidet sich für folgendes Vorgehen:

• Alle 80 Beschäftigten, dazu vier Leiharbeitskräfte, bearbeiten einen Online-Kurs von rund 60 Minuten, die Produktion während der Arbeitszeit am Tablet im Pausenraum.
• Die KI-Richtlinie legt Copilot und DeepL Pro als freigegebene Werkzeuge fest und schließt private Konten aus.
• Die Personalleiterin ist als Ansprechperson benannt.
• Die Dokumentation umfasst zwei Seiten plus Teilnehmerliste und liegt im Ordner „Compliance“ zusammen mit der Richtlinie.
• Im Kalender steht die Auffrischung für den nächsten Herbst.

Aufwand für das Unternehmen: ein Nachmittag für Richtlinie und Dokumentation, eine Stunde pro Person für den Kurs.

Wie oft aktualisieren?

Planen Sie eine Auffrischung einmal jährlich und zusätzlich immer dann, wenn sich etwas Wesentliches ändert: ein neues Werkzeug wie Copilot wird eingeführt, eine KI-Funktion kommt per Update in die Buchhaltungssoftware, oder die Rechtslage ändert sich, wie zuletzt durch den Digital Omnibus. Neue Beschäftigte nehmen in den ersten Wochen teil, bevor sie mit dienstlichen Daten in KI-Werkzeugen arbeiten.

Aktualisieren Sie bei jeder Auffrischung die Dokumentation: neues Datum, aktuelle Werkzeugliste, ergänzte Teilnehmerliste.

Die Dokumentation automatisch erstellen lassen

Wenn Sie Vorlage und Liste nicht von Hand pflegen möchten: Beim Selbstlernkurs KI-Kompetenz von Codext erzeugt die Verwaltungsübersicht die Nachweis-Dokumentation als PDF, mit Zweck, Zielgruppe, Art und Umfang, Inhalten je Modul, Auffrischungsempfehlung und Teilnehmerliste. Dazu kommen Teilnahmebestätigungen pro Person, ein CSV-Export und ein Generator für die KI-Richtlinie. Der Kurs dauert rund 60 Minuten und kostet pauschal ab 290 Euro netto für bis zu 25 Personen.

Häufige Fragen

Ist ein Nachweis der KI-Kompetenz Pflicht?

Ein bestimmter Nachweis ist nicht vorgeschrieben. Empfohlen wird, Art, Inhalt, Umfang und Teilnehmende der Maßnahme zu dokumentieren, damit Sie sie bei Nachfragen belegen können.

Reicht eine Teilnehmerliste?

Allein meist nicht. Eine Liste zeigt, wer teilgenommen hat, aber nicht, was vermittelt wurde. Ergänzen Sie eine kurze Beschreibung der Maßnahme mit Zweck, Inhalten und Umfang.

Müssen wir Testergebnisse dokumentieren?

Nein. Art. 4 verlangt seit dem Digital Omnibus kein bestimmtes Kompetenzniveau pro Person. Testergebnisse sind deshalb nicht nötig und sollten aus Datenschutzgründen auch nicht gesammelt werden.

Wie lange sollten wir die Dokumentation aufbewahren?

Eine feste Frist nennt die KI-Verordnung dafür nicht. Sinnvoll ist, die aktuelle Fassung aufzubewahren, solange Sie KI-Systeme einsetzen, und ältere Fassungen so lange, wie sie für mögliche Nachfragen relevant sein können. Personenbezogene Teilnehmerdaten sollten Sie nicht länger speichern als nötig.

Zählt eine interne Einweisung als Maßnahme?

Ja, wenn sie die nötigen Inhalte vermittelt und dokumentiert ist. Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form vor. Entscheidend ist, dass die Maßnahme zum KI-Einsatz in Ihrem Unternehmen passt.