KI-Schulungspflicht 2026: Was nach dem Digital Omnibus noch gilt

Ja, die Pflicht besteht weiter, aber sie ist offener geworden. Seit dem 27. Juli 2026 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau pro Person, ein Zertifikat oder eine vorgeschriebene Schulungsform gibt es nicht. Wer ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, DeepL oder KI-Funktionen in seiner Software beruflich nutzt, sollte also eine passende Maßnahme ergreifen und sie dokumentieren.

Dieser Artikel ordnet die Rechtslage im Oktober 2026 ein und zeigt, was das für ein mittelständisches Unternehmen praktisch bedeutet. Er ist keine Rechtsberatung.

Was Art. 4 seit dem Digital Omnibus verlangt

Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) ist seit dem 1. August 2024 in Kraft. Art. 4 zur KI-Kompetenz gilt seit dem 2. Februar 2025. Mit dem sogenannten Digital Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744, hat die EU die Vorschrift neu gefasst. Der Omnibus wurde am 24. Juli 2026 veröffentlicht und ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft.

Der Unterschied liegt im Maßstab:

Die neue Fassung verlagert den Schwerpunkt vom Ergebnis auf das Bemühen. Ein Unternehmen muss nicht mehr dafür einstehen, dass jede Sachbearbeiterin und jeder Lagerist ein bestimmtes Wissen hat. Es muss aber etwas tun, das dieses Wissen fördert. Eine Dokumentation von Art, Inhalt, Umfang und Teilnehmenden der Maßnahme wird empfohlen.

Wichtig: Eine „Schulungspflicht“ im engeren Sinn war Art. 4 nie. Gefordert sind Maßnahmen. Eine Schulung ist die naheliegendste, aber nicht die einzige Möglichkeit.

Wer betroffen ist

Die KI-Verordnung unterscheidet zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln und auf den Markt bringen, und Betreibern, die KI-Systeme in eigener Verantwortung beruflich einsetzen. Ein Unternehmen, das ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude oder DeepL für die Arbeit nutzt, ist Betreiber. Art. 4 gilt für beide Rollen.

Betreiber sind Sie in der Regel schon, wenn

• Beschäftigte Mails, Angebote oder Stellenanzeigen mit ChatGPT oder Copilot entwerfen,
• der Einkauf Lieferantenkorrespondenz mit DeepL übersetzt,
• Teams Besprechungen transkribiert und zusammenfasst,
• die Buchhaltungssoftware Belege mit KI ausliest,
• auf Ihrer Website ein KI-Chatbot Kundenanfragen beantwortet.

Die Rolle hängt nicht von der Unternehmensgröße ab. Was als Maßnahme angemessen ist, hängt dagegen stark vom Einsatz ab. Ein Betrieb, in dem einige Personen DeepL nutzen, braucht weniger als ein Unternehmen, das KI im Kundenservice oder in der Personalabteilung einsetzt.

Zum erfassten Personenkreis gehören nicht nur Festangestellte, sondern auch Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI umgehen, etwa Leiharbeitskräfte, freie Mitarbeitende oder externe Dienstleister, die in Ihrem Namen arbeiten.

Was nicht mehr verlangt wird und was nie verlangt war

Rund um die KI-Kompetenz kursieren viele Missverständnisse, nicht selten verstärkt durch Werbung für Schulungen. Nach aktuellem Stand gilt:

• Kein Zertifikat. Die Verordnung schreibt kein Zertifikat vor, weder für Beschäftigte noch für das Unternehmen.
• Keine Prüfung. Niemand muss einen Test bestehen.
• Kein garantiertes Niveau. Seit dem Omnibus muss nicht mehr sichergestellt werden, dass jede Person ein bestimmtes Kompetenzniveau erreicht.
• Keine bestimmte Stundenzahl. Die Verordnung nennt keinen Mindestumfang.
• Kein bestimmtes Format. Präsenzschulung, Onlinekurs, Einweisung, Richtlinie oder eine Kombination sind möglich.

Wer Ihnen eine „Pflichtschulung mit Prüfung und Zertifikat“ als einzigen Weg verkauft, beschreibt die Rechtslage nicht korrekt.

Was sinnvoll bleibt: eine Maßnahme in vier Schritten

Auch eine offenere Pflicht ist eine Pflicht. Für die meisten Unternehmen mit 20 bis 500 Beschäftigten empfiehlt sich ein schlankes Vorgehen in vier Schritten.

1. Bestandsaufnahme

Klären Sie, welche KI-Systeme im Unternehmen tatsächlich genutzt werden. Fragen Sie dabei nicht nur die IT, sondern auch die Fachabteilungen. Häufig zeigt sich, dass Beschäftigte private ChatGPT-Konten nutzen oder dass Software-Updates KI-Funktionen mitgebracht haben, von denen niemand wusste.

2. Regeln festlegen

Halten Sie in einer KI-Richtlinie fest, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hineindürfen und wen man bei Fragen anspricht. Zwei bis drei Seiten genügen. Ohne Regeln bleibt jede Schulung abstrakt.

3. Wissen vermitteln

Sorgen Sie dafür, dass alle Betroffenen die Grundlagen kennen: wie Sprachmodelle arbeiten und wo ihre Grenzen liegen, wie man gute Ergebnisse bekommt, welche Risiken es gibt, was rechtlich gilt und welche Daten geschützt werden müssen. Für Abteilungen mit sensiblen Einsätzen, etwa die Personalabteilung, kann eine zusätzliche Einweisung sinnvoll sein.

4. Dokumentieren

Halten Sie fest, was Sie getan haben: Art der Maßnahme, Inhalte, Umfang, Teilnehmende und Datum. Legen Sie die Dokumentation zusammen mit der Richtlinie ab und planen Sie eine Auffrischung, etwa jährlich und wenn sich die genutzten Werkzeuge wesentlich ändern.

Was passiert, wenn ein Unternehmen nichts tut?

Für Verstöße gegen Art. 4 sieht die Verordnung kein eigenes Bußgeld vor. Daraus zu schließen, die Vorschrift sei folgenlos, wäre trotzdem ein Fehler.

• Aufsicht: In Deutschland ist nach dem KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG), in Kraft seit dem 29. Juli 2026, die Bundesnetzagentur zentrale Marktüberwachungsbehörde. Sie ist seit dem 2. August 2026 aktiv und kann Maßnahmen verlangen.
• Haftung: Wenn durch den KI-Einsatz ein Schaden entsteht, etwa weil Kundendaten in einem öffentlichen Werkzeug gelandet sind oder ein fehlerhaftes KI-Angebot zu einem Streit führt, kann bei Haftungsfragen eine Rolle spielen, ob das Unternehmen seine Beschäftigten vorbereitet hat.
• Kunden und Partner: Fragt ein größerer Kunde im Lieferantenaudit oder per Fragebogen, wie Sie mit KI umgehen, ist eine dokumentierte Maßnahme schnell vorgelegt.
• Alltag: Ohne Regeln und Grundwissen entsteht Schatten-KI. Beschäftigte nutzen private Konten, kopieren vertrauliche Unterlagen hinein und verlassen sich auf ungeprüfte Ergebnisse.

Die wichtigsten Daten im Überblick

Für die meisten Büroanwendungen sind Art. 4 und die Transparenzpflichten nach Art. 50 die relevanten Punkte. Wer KI bei der Auswahl von Bewerbungen oder bei Personalentscheidungen einsetzen will, bewegt sich im Hochrisiko-Bereich und sollte sich frühzeitig beraten lassen.

Eine fertige Maßnahme für das ganze Team

Wenn Sie den Schritt „Wissen vermitteln“ nicht selbst ausarbeiten wollen, können Sie auf einen fertigen Kurs zurückgreifen. Unser Selbstlernkurs KI-Kompetenz von Codext behandelt in rund 60 Minuten Grundlagen, Praxis mit Beispielen aus dem Mittelstand, Risiken, Recht, Datenschutz und interne Regeln. Sie erhalten eine Teilnahmebestätigung pro Person, eine Nachweis-Dokumentation für Ihr Unternehmen und einen Generator für Ihre KI-Richtlinie, zum Pauschalpreis ab 290 Euro netto.

Häufige Fragen

Gibt es nach dem Digital Omnibus noch eine Pflicht zur KI-Kompetenz?

Ja. Art. 4 verlangt weiterhin, dass Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Weggefallen ist die Vorgabe, ein ausreichendes Niveau bei jeder Person sicherzustellen.

Brauchen unsere Beschäftigten ein Zertifikat?

Nein. Die KI-Verordnung schreibt weder ein Zertifikat noch eine Prüfung vor. Empfohlen ist, die Maßnahme zu dokumentieren.

Muss wirklich jede Person teilnehmen?

Im Mittelpunkt stehen die Personen, die mit KI-Systemen umgehen, einschließlich externer Kräfte, die im Auftrag des Unternehmens arbeiten. Wer nie mit KI arbeitet, steht nicht im Fokus. Da KI inzwischen in vielen Standardprogrammen steckt, ist es meist einfacher, das ganze Team einzubeziehen.

Gibt es ein Bußgeld für fehlende KI-Kompetenz?

Ein eigenes Bußgeld für Art. 4 gibt es nicht. Die Bundesnetzagentur kann aber Maßnahmen verlangen, und eine fehlende Maßnahme kann bei Haftungsfragen eine Rolle spielen.

Reicht eine KI-Richtlinie allein?

Eine Richtlinie ist ein wichtiger Baustein, vermittelt aber selbst wenig Verständnis dafür, warum KI Fehler macht oder wie Betrug mit Deepfakes funktioniert. Die Kombination aus Richtlinie, kurzer Schulung und Dokumentation ist für die meisten Unternehmen der pragmatische Weg.